La demande d'achat arrive prête pour SAP

Contexte

Les équipes commerciales d'un grand groupe font des demandes d'achat : du matériel, des prestations. Chaque demande est validée par la hiérarchie. Puis une personne désignée dans chaque entité la saisit dans SAP.

Le problème

Les demandes arrivaient par mail. Les pièces justificatives étaient éparpillées. Des fournisseurs étaient créés en double. Et personne ne savait où en était une demande.

Ce qu'on a construit

Une application où la demande se saisit avec ses pièces : le devis en PDF, le Kbis, le RIB.

• La création d'un fournisseur est contrôlée. Un bouton « Vérifier » interroge le registre national des entreprises sur le SIRET : adresse, TVA, état de l'entreprise.
• Si le même code fournisseur ou un nom proche existe déjà, l'application affiche « Doublon possible ».
• Chaque fournisseur a un statut, actif ou inactif.
• À la soumission, le demandeur reçoit un mail de confirmation.
• Le responsable hiérarchique valide la demande.
• La demande passe alors « À saisir dans SAP ». La personne chargée de SAP pour l'entité est prévenue : une personne par entité, dix-neuf adresses en tout.

Dix automatisations tournent derrière l'application.

Résultat

En production depuis le 16 septembre 2026. Version enrichie le 20 octobre 2026 : contrôle du fournisseur existant, statut actif ou inactif, personne chargée de SAP par entité.

Un fournisseur n'est créé qu'une fois, vérifié au registre national.